Komenda Hufca

Regulamin pracy Komendy Hufca ZHP Bydgoszcz-Miasto

1. Komendantka i Komenda Hufca realizują zadania wynikające z § 52 ust.2 i § 53 Statutu Związku Harcerstwa Polskiego oraz z zasad tworzenia i działania hufca.
2. Komendantka Hufca przynajmniej raz na trzy miesiące zwołuje zbiórki Komendy Hufca, na których członkowie Komendy informują o działaniach podjętych pomiędzy zbiórkami.
3. Raz w miesiącu odbywają się odprawy Komendy Hufca, na których Komendantka Hufca informuje o bieżących sprawach oraz dokonuje podziału zadań niezbędnych do funkcjonowania Hufca. W odprawach obowiązkowy udział biorą Zastępcy Komendantki i Skarbnik.
4. Komendantka Hufca może wydawać zarządzenia dotyczące działalności Komendy Hufca.
5. Komendantka Hufca lub inny upoważniony członek Komendy podejmuje jednoosobowo decyzje o znaczeniu jednostkowym, personalnym lub porządkowym. O podjętej decyzji należy powiadomić całą Komendę na comiesięcznej odprawie Komendy.
6. W zbiórkach Komendy Hufca uczestniczą przedstawiciele Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Harcerskiego. O zbiórkach Komendy Hufca informowani są Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej oraz Przewodnicząca Sądu Harcerskiego. Informację o terminie zbiórki przekazuje Zastępca Komendanta Hufca ds. organizacyjnych w terminie 7 dni przed planowaną zbiórką.
7. Informacja o terminie zbiórki Komendy Hufca zamieszczane są na stronie www.bydgoszcz.kp.zhp.pl przez członka komendy hufca odpowiedzialnego za promocję i informację oraz rozsyłane drogą e – mailową.
8. Informacja o terminie zbiórki Komendy Hufca wywieszana jest na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Hufca minimum 7 dni przed terminem spotkania.
9. Tematyka zbiórki Komendy Hufca ustalana jest najpóźniej 7 dni przed planowaną zbiórką i podawana do wiadomości wraz z terminem zbiórki.
10. Materiały na zbiórki Komendy Hufca powinny być przesłane do szefa biura komendy hufca nie później niż trzy dni przed terminem zbiórki.
11. Komenda Hufca podejmuje decyzje i uchwały
12. Uchwały komendy hufca zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy składu komendy hufca.
13. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos komendanta hufca lub członka komendy hufca prowadzącego zbiórkę podczas nieobecności komendanta hufca.
14. Uchwałę komendy hufca podpisuje komendant hufca lub członek komendy prowadzący zbiórkę komendy hufca.
15. Posiedzenia są protokołowane przez protokolanta. Protokół powinien zawierać co najmniej:
    • informację o przyjęciu protokołu z poprzedniego posiedzenia,
    • porządek spotkania,
    • wykaz obecnych na zbiórce Komendy,
    • przebieg dyskusji i jej efekty w formie decyzji Komendy Hufca,
    • podpis protokolanta i Komendantki Hufca.
16. Protokół z posiedzenia KH jest rozsyłany do członków KH w terminie 7 dni.
17. Za przekazywanie i upowszechnianie decyzji Komendy Hufca odpowiedzialna jest członek komendy hufca ds. promocji i Informacji.
18. Komenda Hufca powierzone zadania wykonuje poprzez jednostki organizacyjne Hufca.
19. W zależności od potrzeb Komenda powołuje sztaby, komisje, zespoły, itp.
20. Dla właściwej realizacji zadań programowo-organizacyjnych członkowie Komendy Hufca mają zakresy obowiązków wynikające z opisów funkcji stanowiących załącznik do niniejszego Regulaminu.
21. Dokument obowiązuje na czas trwania kadencji począwszy od dnia jego przyjęcia na posiedzeniu Komendy Hufca w dniu 20 listopada 2019 r.
22. Zakresy obowiązków pozostałych komisji, sztabów, klubów, itd. działających na terenie Hufca regulują oddzielne dokumenty zatwierdzone przez Komendę Hufca.
23. W sprawach nie ujętych w niniejszym regulaminie decydować będzie Komendantka Hufca.

 Opis stanowisk:

[su_tabs]

[su_tab title=”phm. Mikołaj Delik” anchor=”phmMikolajDelik”]

Nazwa stanowiska: Komendant Hufca

Przełożony: Komendant Chorągwi

Zakres obowiązków i odpowiedzialność:

• kieruje bieżącą działalnością hufca
• kieruje pracą Komendy Hufca
• tworzy zespół kadry kierowniczej hufca i motywuje go do rozwoju
• deleguje uprawnienia i zadania
• systematycznie wydaje rozkazy
• wykonuje rozkazy i decyzje władz zwierzchnich; współpracuje z Komendą Chorągwi
• reprezentuje hufiec wobec władz zwierzchnich; aktywnie uczestniczy w odprawach komendantów hufców
• reprezentuje hufiec na zewnątrz (odpowiada za kontakty z rodzicami, władzami miasta, władzami oświatowymi, administracją publiczną itp.); współpracuje z Radą Przyjaciół Harcerstwa
• podpisuje umowy i porozumienia; nadzoruje realizację porozumień zawartych z innymi organizacjami na terenie hufca
• koordynuje realizację programu rozwoju hufca oraz „Strategię Rozwoju ZHP”
• współtworzy hufiec jako wspólnotę; motywuje kadrę do rozwoju
• powołuje inne zespoły instruktorskie działające w hufcu
• przyznaje stopnie instruktorskie i dopuszcza do złożenia Zobowiązania Instruktorskiego
• mianuje i zwalnia funkcyjnych; zalicza służbę instruktorską
• opiniuje pracę podległych mu instruktorów i jednostek organizacyjnych; występuje o odznaczenia i wyróżnienia dla podległych mu instruktorów i jednostek organizacyjnych
• wspomaga i koordynuje działalność jednostek organizacyjnych hufca
• powołuje nowe jednostki organizacyjne; odwiedza i wizytuje podległe mu jednostki
• diagnozuje potrzeby środowiska działania · współtworzy przedsięwzięcia i propozycje programowe realizowane w hufcu
• zarządza majątkiem hufca; odpowiada za działalność finansową hufca
• nadzoruje HAL i HAZ
• nadzoruje tworzenie i gromadzenie dokumentacji hufca i przekazywanie jej do KCh
• oddaje roczne sprawozdanie ze swojej pracy do Komendy Chorągwi
• nadzoruje sporządzanie wniosków o dotacje i granty; odpowiada za terminowe rozliczenie przyznanych środków
• nadzoruje tworzenie, realizację i ewaluację hufcowego planu operacyjnego
• pełni dyżur w komendzie hufca
• Koordynuje działalność ruchu przyjaciół harcerstwa, na terenie hufca
• zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami

Dokumentacja:

• rozkazy komendanta hufca
• decyzje i zarządzenia
• wnioski
• sprawozdania

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: członkowie komendy hufca, szefowie jednostek organizacyjnych, wszyscy instruktorzy oraz członkowie hufca Bydgoszcz Miasto, instruktor ds. zagranicznych

Decyzyjność i wnioskodawczość:

• wydaje rozkazy i zarządzenia
• mianuje funkcyjnych hufca
• powołuje zespoły stałe i zadaniowe
• wszystkie inne decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych komendantowi hufca

Wsparcie:

•  zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
• finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
• dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.

[/su_tab]

[su_tab title=”hm. Maja Kwieciszewska” anchor=”hmMajaKwieciszewska”]

Nazwa stanowiska: Zastępca Komendanta Hufca ds. pracy z kadrą

Przełożony: Komendant Hufca

Zakres obowiązków i odpowiedzialność:

• odpowiada z realizacje celów i działań wynikających ze strategii rozwoju hufca w obszarze pracy z kadrą
• odpowiada za wdrożenie na poziomie hufca „Systemu pracy z kadrą ZHP”
• wspiera i nadzoruje działania namiestników i zespołów zadaniowych w obszarze kształceniowym
• odpowiada za tworzenie umów wolontariackich
• odpowiada za zbieranie wniosków do rozkazów komendanta z zakresu pracy z kadrą
• odpowiada za tworzenie opisów funkcji instruktorów zaangażowanych w kształcenie i pracy z kadrą
• współpracuje z KSI oraz HZKK, z zespołem mentorskim i innymi zespołami działającymi w obszarze pracy z kadrą
• kieruje pracą Komendy Hufca podczas min. 3 dniowej nieobecności Komendanta Hufca
• gromadzi dokumentację kształceniową
• przygotowuje korespondencję do szefów jednostek organizacyjnych dot. kształcenia
• kontaktuje się z kształceniowcami w KCh
• wspiera ZKK w realizacji planu kształcenia
• odpowiada za przygotowanie instruktorskich form doskonalących (w tym konferencji, seminariów, warsztatów, kursów itp.)
• pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu
• wypełnia polecenia komendanta hufca
• współpracuje z pozostałymi członkami komendy hufca
• odpowiada za organizację Wigilii Instruktorskiej i Dnia Myśli Braterskiej

Dokumentacja:

• umowy wolontariackie
• opinie o instruktorach
• wnioski dotyczące odznaczeń i nagród dla instruktorów
• dokumentacja zespołów z obszaru pracy z kadrą
• plan kształcenia
• dokumentacja kursów i form kształceniowych

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: Hufcowy Zespół Kadry Kształcącej, zespoły zadaniowe z obszaru kształcenie, KSI, namiestnicy w zakresie pracy z kadrą, zespół mentorski

Decyzyjność i wnioskodawczość:

• wnioskuje do Komendanta Hufca w sprawie powołania i odwołania członków Hufcowego Zespołu Kadry Kształcącej oraz zespołów zadaniowych z obszaru kształcenia
• wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla kadry hufca
• wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących pracy z kadrą hufca

Wsparcie:

•  zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
• finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
• dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.

[/su_tab]

[su_tab title=”pwd. Marzena Wiktorska” anchor=”pwdMarzenaWiktorska”]

Nazwa stanowiska: Skarbnik Hufca

Przełożony: Komendant Hufca

Zakres obowiązków i odpowiedzialność:

• realizuje politykę finansowa hufca w zakresie określonym przepisami ZHP
• odpowiada za właściwe gospodarowanie środkami pieniężnymi
• prowadzi dokumentacje hufca w zakresie gospodarki finansowo-majątkowej
• nadzoruje akcje zarobkowe i zbiórki publiczne w drużynach
• sprawuje bezpośredni nadzór nad majątkiem hufca ( siedziba Komendy Hufca, magazyn, bazy obozowe, harcówki
• odpowiada za przygotowanie planu finansowego rocznego oraz jego realizację
• wykonuje terminowo miesięczne rozliczenia hufca
• nadzoruje gospodarkę sprzętową i finansową w hufcu i środowiskach
• pozyskuje i rozlicza środki na działalność programową, organizacyjną i kształceniową hufca
• przyjmuje składki członkowskie · prowadzi akcję promującą 1,5%
• wspiera wychowanie ekonomiczne wśród członków hufca
• pełni dyżury według ustalonego harmonogramu
• przygotowuje umowy i porozumienia finansowe hufca
• kontaktuje się ze skarbnikiem i pionem finansowym chorągwi
• wypełnia polecenia komendanta hufca

Dokumentacja:

• dokumentacja źródłowa: faktury, rachunki, umowy
• raporty kasowe i bankowe
• wewnętrzne instrukcje finansowo gospodarcze
• sprawozdania finansowe
• tipi w zakresie uprawnień skarbnika

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: zespół finansowy

Decyzyjność i wnioskodawczość:

• wnioskuje o powołanie zespołów finansowych i gospodarczych
• współdecyduje z komendantem hufca o wydatkowaniu środków finansowych
• współdecyduje o polityce finansowo gospodarczej hufca
• podejmuje decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych skarbnikowi hufca

Wsparcie:

•  zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
• finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
• dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.

[/su_tab]

[su_tab title=”hm. Beata Kobus” anchor=”hmBeataKobus”]

Nazwa stanowiska: Zastępca Komendanta Hufca ds. dotacji i wizerunku

Przełożony: Komendant Hufca

Zakres obowiązków i odpowiedzialność:

• sporządza i nadzoruje realizację wniosków o dotacje i granty
• odpowiada za wizerunek i promocję hufca
• odpowiada za realizacje celów i działań wynikających ze strategii rozwoju hufca w obszarze organizacja, promocja, pozyskiwanie środków
• zastępuje i reprezentuje komendanta hufca w zadaniach określonych w zakresie obowiązków na podstawie pełnomocnictwa
• reprezentuje Hufiec w relacjach zewnętrznych
• kieruje pracą zespołu organizacyjnego
• sprawuje nadzór nad rejestrem korespondencji
• przygotowuje do wysłania korespondencję komendy (w tym życzenia świąteczne do instruktorów, urzędów i innych organizacji pozarządowych)
• współpracuje z szefową biura KCh
• współpracuje z KCH w zakresie promocji
• Odpowiada za kompletność i archiwizację niezbędnej dokumentacji hufca
• sporządza protokoły z posiedzeń komendy i podpisane kopie dostarcza szefowej biura KCh
• prowadzi rejestr osób odznaczonych m.in. Odznaką za Zasługi dla Hufca Bydgoszcz-Miasto
• pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu
• wypełnia polecenia komendanta hufca

Dokumentacja:

• pełnomocnictwa
• rejestr pism wychodzące i przychodzące
• wnioski o dotacje
• umowy dotacyjne
• plan promocji
• identyfikacja marki hufiec ZHP Bydgoszcz-Miasto

Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: zespół organizacyjny hufca, zespół komunikacji i promocji

Decyzyjność i wnioskodawczość:

• wnioskuje do komendanta Hufca w sprawie powołania i odwołania członków zespołu organizacyjnego
• wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla podległych instruktorów
• wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących organizacji biura, funkcjonowania hufca, promocji i komunikacji

Wsparcie:

•  zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
• finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
• dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.

[/su_tab]

[su_tab title=”hm. Michał Michalski” anchor=”hmMichalMichalski”]

Nazwa stanowiska: Członek Komendy Hufca, Kwatermistrz Hufca

Przełożony: Komendant Hufca

Zakres obowiązków i odpowiedzialność:

• pozyskuje sprzęt dla hufca. Koordynuje wypożyczanie i zwrot wypożyczanego sprzętu
• odpowiada za prawidłowe przeprowadzanie kasacji majątku hufca
• uczestniczy oraz nadzoruje protokolarne przekazania jednostek organizacyjnych hufca pod względem majątkowym i gospodarczym
• nadzoruje przeprowadzane inwentaryzacje
• odpowiada za zabezpieczenie pracy zespołów hufca w niezbędny sprzęt i materiały biurowe
• kontaktuje się z kwatermistrzem chorągwi i pionem finansowym chorągwi
• wypełnia polecenia komendanta hufca
• Odpowiada za bieżące zarządzanie lokalem hufca oraz zapewnienie w nim porządku
• Prowadzi kalendarz spotkań, zbiórek w siedzibie KH
• przygotowuje harmonogram dyżurów
• prowadzi rejestr książeczek harcerskich i instruktorskich

Dokumentacja:

• rejestr książeczek harcerskich i instruktorskich
• rejestr: decyzji, zarządzeń, uchwał
• meldunki zakupu sprzętu
• spisy z natury
• inwentaryzacja hufca
• rejestr wypożyczeń

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: zespół inwentaryzacyjny, zespół kwatermistrzowski

Decyzyjność i wnioskodawczość:

• wnioskuje do komendanta Hufca w sprawie powołania i odwołania członków zespołu inwentaryzacyjnego, zespołu kwatermistrzowskiego
• wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla podległych instruktorów
• wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących organizacji biura, funkcjonowania hufca

Wsparcie:

•  zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
• finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
• dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.

[/su_tab]

[su_tab title=”phm. Danuta Żołądkiewicz” anchor=”phmDanutaZoladkiewicz”]

Nazwa stanowiska: Członek Komendy Hufca ds. programu

Przełożony: Komendant hufca

Zakres obowiązków i odpowiedzialność:

• odpowiada z realizację celów i działań wynikających ze strategii hufca w obszarze programu
• wspiera i nadzoruje działania namiestników i zespołów zadaniowych w obszarze programu
• odpowiada za upowszechnianie w hufcu propozycji programowych Głównej Kwatery ZHP; chorągwi, hufów
• gromadzi dokumentację programową dot. pracy drużyn (karty rejestracji, plany pracy), przesyła do KCH
• odpowiada za zatwierdzenie planów PJO
• przygotowuje akty zatwierdzenia jednostek
• nadzoruje odwiedziny PJO
• opiniuje pracę drużyn próbnych
• tworzy opisy funkcji dla osób z zespołu programowego
• przygotowuje korespondencję do szefów jednostek organizacyjnych dot. programu
• opracowuje hufcowy harmonogram imprez
• kontaktuje się z programowcami w KCh
• kieruje pracą zespołu programowego hufca
• nadzoruje przebieg stałych imprez hufca: Biegu Nocnego, Zlotu Hufca, Harcerskiego Start
• pełni dyżury w biurze KH według ustalonego harmonogramu
• współpracuje z instruktorem KCh ds. pracy z programem
• wypełnia polecenia komendanta hufca
• współpracuje z pozostałymi członkami komendy
• Zatwierdza organizację biwaków drużyn
• Wspiera jednostki w organizacji przedsięwzięć wynikających z harmonogramu imprez Hufca
• opracowuje harmonogram oraz nadzoruje udział pocztu sztandarowego w uroczystościach miejskich, regionalnych i lokalnych

Dokumentacja:

• programy drużyn i jednostek, plany pracy namiestnictw
• dokumentacja wydarzeń programowych (plany oraz podsumowania)
• opinie o drużynach próbnych

Podległe funkcje, stanowiska, zespoły: zespół programowy, namiestnictwa w zakresie programu, kluby specjalnościowe, retman hufca

Decyzyjność i wnioskodawczość:

• wnioskuje do komendanta Hufca w sprawie powołania i odwołania członków zespołu programowego
• wnioskuje o odznaczenia i nagrody dla podległych instruktorów
• wnosi wnioski do dyskusji na posiedzenie komendy hufca w sprawach dotyczących programu hufca

Wsparcie:

•  zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika
• finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji
• dostęp do pomieszczeń hufca wyposażonego w sprzęt biurowy.

[/su_tab]

[/su_tabs]